Đối với nhiều chủ doanh nghiệp, việc triển khai một hệ thống quản trị doanh nghiệp bài bản thường đi kèm với cảm giác ngại ngần. Điều này là do khi nhìn vào các tập đoàn lớn hay các nhóm làm việc hiệu quả, bạn sẽ thấy rằng không có một thành công bền vững nào mà không có hệ thống quản trị doanh nghiệp. Michael Gerber, tác giả của “The E-Myth Revisited”, đã nói rằng “Hệ thống vận hành doanh nghiệp, và các nhân sự sẽ vận hành hệ thống đó”. Điều này giúp lý giải tầm quan trọng của hệ thống quản trị doanh nghiệp trong quản lý.
Tuy nhiên, việc bắt đầu xây dựng một hệ thống mới hoặc cải tiến hệ thống hiện tại lại là một thách thức. Không chỉ có nhiều hạng mục công việc cần triển khai, mà việc khiến các thành viên trong đội ngũ tuân thủ cũng là bài toán lớn. Làm sao để giảm bớt áp lực này biến nó thành một bài toán đơn giản? Hãy đọc kỹ các chia sẻ dưới đây:
Một yếu tố mà ActionCOACH thường làm việc với các chủ doanh nghiệp là xây dựng văn hóa tuân thủ hệ thống quản trị doanh nghiệp, gọi là “Cancelling System” – loại bỏ những hành vi tiêu cực hoặc không tuân thủ. Đôi khi, các chủ doanh nghiệp có tư duy tiêu cực rằng việc loại bỏ nhân sự là cách duy nhất khi gặp vấn đề. Nhưng thực ra, một hệ thống đúng đắn không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành tốt mà còn giúp nhân viên phát triển. Bạn sẽ bất ngờ rằng có đến 70-80% các vấn đề trong công việc có thể được giải quyết chỉ bằng việc giao tiếp và hướng dẫn rõ ràng. Chỉ một phần rất nhỏ (khoảng 5%) nhân sự không thể cải thiện và phải rời đi, điều này cũng tốt cho cả đôi bên.
Hãy nhớ rằng một hệ thống hiệu quả không chỉ là chuỗi các quy trình khô cứng mà còn là một bộ quy tắc, chính sách và phương thức giao tiếp nhằm duy trì một văn hóa làm việc tích cực.
Bước đầu tiên trong xây dựng hệ thống là nhận diện và xác định gốc rễ của các vấn đề tồn tại. Điều này đòi hỏi một cái nhìn bao quát và kỹ lưỡng về mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các nguyên nhân đằng sau những khó khăn mà còn giúp tạo ra một danh sách các yếu tố cần đánh giá. Khi đó, bạn có thể xây dựng checklist để kiểm tra hiệu quả từng phần của hệ thống. ActionCOACH thường bắt đầu từ những hạng mục mang lại hiệu quả ngay để giúp doanh nghiệp cảm nhận được sự thay đổi nhanh chóng.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp đang gặp vấn đề về lợi nhuận, bạn cần xem xét lại hệ thống định giá, quản lý chi phí và các quy trình liên quan đến tài chính. Vấn đề ở chỗ nào thì xem xét ở chỗ đó!
Sau khi đã xác định vấn đề gốc rễ, bước tiếp theo là đánh giá lại nguyên nhân này với một tư duy cởi mở và linh hoạt. Một điều quan trọng ở đây là đôi khi chủ doanh nghiệp có thể cũng là một phần của vấn đề. Việc nhìn nhận vai trò của bản thân không dễ dàng, nhưng khi làm được, bạn sẽ thấy rõ ràng hơn cách cải thiện hệ thống và giảm thiểu các rủi ro.
Để nhân viên dễ dàng tuân thủ hệ thống mới, hãy sử dụng hình ảnh và video hướng dẫn quy trình cụ thể. Một hình ảnh có thể thay cho cả ngàn lời nói, còn video sẽ truyền tải ý tưởng trực quan hơn nữa. Đừng ngại sử dụng các công cụ như Word hay PowerPoint để tạo tài liệu gọn gàng, dễ hiểu và có thể ép plastic để dùng lâu dài. Khi nhân viên được tham gia vào quá trình này, họ sẽ cảm thấy có trách nhiệm và tự hào với quy trình mà mình xây dựng, từ đó tăng cường tinh thần làm chủ và tuân thủ tạo nên một doanh nghiệp tự vận hành
Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn cần tổng hợp các quy trình này vào SOP (Standard Operating Procedure). Đây sẽ là nền tảng cho việc đào tạo nhân viên mới và là công cụ giúp nhân sự nhanh chóng hòa nhập vào doanh nghiệp. Việc có SOP không chỉ giúp nhân viên mới nắm bắt công việc mà còn tạo ra sự nhất quán, đảm bảo mọi quy trình được thực hiện đúng cách từ đầu đến cuối. Khi có sự thay đổi trong hệ thống, SOP cũng cần được cập nhật và phổ biến đến toàn bộ đội ngũ để đảm bảo tính liên tục trong công việc.
Khi hệ thống đã hoàn thiện, bước cuối cùng là đào tạo đội ngũ về hệ thống mới và SOP. Một hệ thống chỉ hoạt động hiệu quả khi mọi thành viên hiểu và cam kết thực hiện. Chủ doanh nghiệp nên dành thời gian để phổ biến và giải đáp thắc mắc, đồng thời xây dựng các buổi đào tạo định kỳ để giúp nhân viên duy trì hiểu biết và tuân thủ hệ thống lâu dài.
Việc xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp không chỉ giúp tối ưu hóa quá trình vận hành mà còn tạo ra môi trường làm việc đồng bộ, mang đến sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Để quá trình này trở nên dễ dàng hơn, ActionCOACH Việt Nam mang đến cho các chủ doanh nghiệp những giải pháp được các Business COACH tư vấn và hướng dẫn cụ thể, đảm bảo mọi hệ thống đều dễ dàng áp dụng và đạt hiệu quả cao.
Xem thêm: https://actioncoach.vn/da-den-luc-nam-bat-nhip-dap-cua-to-chuc-cua-ban
Hãy cùng ActionCOACH tìm hiểu thêm về cách tạo ra hệ thống quản trị doanh nghiệp hiệu quả và giúp doanh nghiệp của bạn có tính thương mại, sinh lời, tự vận hành hiệu quả ngay cả khi vắng mặt chủ doanh nghiệp ở đó.
