Nhập thông tin khách mời cho chapter là một chức năng rất quan trọng. Nó cho phép bạn sử dụng BNI Connect để theo dõi và báo cáo khách mời, trò chuyện với khách mời, và chuyển đổi khách mời thành thành viên mới của chapter.
Các bước truy cập nhanh:
- Đi đến Hoạt động > Chapter > Quản lý khách mời
- Nhấn Thêm khách mời
- Tìm kiếm xem thông tin của họ có tồn tại chưa
- Tìm kiếm bằng email – nếu tìm thấy, nhấn Thêm khách mời, nếu không…
- Tìm kiếm theo tên – nếu tìm thấy, nhấn Thêm khách mời, nếu không…
- Nếu vẫn không tìm thấy, nhấn Tạo mới để tạo hồ sơ mới toàn bộ trên hệ thống
- Điền thông tin.
- Những mục dấu * là bắt buộc.
- Đặc biệt lưu ý đến mục Thêm khách mời vào báo cáo PALSM. Chỉ nên đánh dấu mục này nếu đó là khách mời có quyền truy cập (người có thể gửi đơn đăng ký) và đó là lần ghé thăm đầu tiên. Khách mời lại, thành viên hiện tại, người thay thế và các khách mời khác không được đánh dấu cho thông số PALMS.
- KHÔNG BAO GIỜ dùng email cá nhân hay mail giả.
- Nhấn Lưu lại để hoàn tất quy trình hoặc nhấn Lưu và mở mới nếu bạn có nhu cầu nhập khách mời khác.
Từng bước thực hiện
Định hướng đến Hoạt động chapter
Xác minh Chapter và Chọn Hoạt động
TÌM KIẾM 1: Bằng email – Tìm thấy!
Tìm kiếm bằng email – nếu tìm thấy khách mời, nhấn Thêm khách mời. Qua màn hình tiếp theo, nhập thông tin khách mời
Tìm kiếm bằng email – Không tìm thấy!
Nếu không tìm thấy ai qua địa chỉ email đó, tiếp tục tìm kiếm theo tên.
TÌM KIẾM 2: Tìm theo tên
Khi tìm theo tên, bạn có thể tìm theo nhiều phiên bản tên khách nhau nếu có hơn một phiên bản tên. Ví dụ, Mike và Michael hoăc Jake và Jacob.
Tìm kiếm 2: Thấy tên
Nếu thấy tên, nhấn icon Lựa chọn để xem và xác nhận thông tin chính xác
Nhấn Thêm khách mời hoặc nhấn Trở về kết quả tìm kiếm để tìm kết quả khác
Tìm kiếm 2: Không thấy Tên
Nếu không thấy tên hoặc, chọn Tạo mới. Nó sẽ tạo một hồ sơ mới và sử dụng địa chỉ email bạn dùng để tìm kiếm ban đầu.
Thêm khách mời – Màn hình nhập thông tin
Đa phần màn hình nhập thông tin sẽ tự chuyển tiếp thông tin thẳng – chỉ điền form với những thông đã biết. Mục có dấu * là bắt buộc nhập. Có một vài điều quan trọng cần lưu ý:
- Bạn không thể thay đổi địa chỉ email. Nếu email chưa đúng, giả, hoặc email cá nhân, bạn nên quay về bước đầy tiên và bắt đầu tìm kiếm mới.
- Khi đã kiểm tra, Thêm khách mời vào báo cáo PALMS sẽ hiện thị khách mời này để duyệt là 1 trong cột V của PALMS cho việc mời thành viên. Nếu chưa kiểm tra, hệ thống vẫn sẽ ghi lại thông tin khách mời vào dữ liệu, nhưng không chuyển vào PALMS. Một điều quan trọng là nó chỉ kiểm tra cho khách mời có quyền truy cập lần đầu vào chapter. Một khách mời có quyền truy cập là người có thể gửi đơn đăng ký. Nếu một người là khách mời lặp lại, thành viên hiện tại, người đi thay hoặc khách mời khác, thì tùy chọn này không được kiểm tra.
- Bạn có thể tìm kiếm khác chapter để tìm người đã mời họ. Lưu ý rằng người này sẽ không nhận được thông số PALMS cho khách mời khác chapter, tuy nhiên nó rất hữu ích trong việc xác định người mời nếu khách mời trở thành thành viên sau này.
Khi hoàn thành, nhấn Lưu. Nếu bạn có danh sách khách mời, bạn có thể nhấn Lưu và mở mới để bắt đầu quy trình nhập mới.
Chúc bạn kết nối vui vẻ!
